【名言】管理可能な小さな仕事へ分割する

第Ⅱ領域の仕事

高校時代から知っていた言葉ですが、当初は「え、こんなの当たり前やん」と思っていました。

ところが、社会人になってからこの言葉の重みを知らされることになります。

社会人になると、緊急で重要な仕事が圧倒的な量で降り掛かってきます。7つの習慣でいう、いわゆる第Ⅰ領域の仕事です。

第Ⅰ領域の仕事がなくなることはないのですが、この仕事ばかり対応していると、長期的な視点が失われます。

疲労やストレスがたまり、緊急そうに見えるが重要ではない第Ⅲ領域、緊急でもなく重要でもない第Ⅳ領域の活動に逃げこんでしまうのです。

これを防ぐには、緊急ではないが重要なタスクである第Ⅱ領域に目を向ける必要があります。第Ⅱ領域は予防や準備、計画なども含まれますが、締め切りが先にあるプロジェクトも含まれます。

ここに手を付けず、第Ⅰ領域ばかりに目を向けていると、締め切りがせまり、第Ⅱ領域であった仕事が第Ⅰ領域の仕事になり、さらに緊急の仕事に押しつぶされ、疲弊してしまいます。

※この部分の話をもう少し詳しく知りたい場合は、是非7つの習慣を読んでみてください。今では他の時間管理の本でも引用されているのを見たことがありますが、7つの習慣が分かりやすいと思います。

要は「その仕事が緊急でない場合に、如何にして主体的に手をつけられるか」が大変重要になってきます。

管理可能な仕事へ

最近経験した具体例を紹介します。

後輩から文書を添削する依頼がきました。1つ4-5分でチェック出来る程度のものでしたが、100個ほどたまってしまいました。締め切り自体はシビアではありませんでした。

始めは週に1-2回、一度に20個ぐらい見れば終わるだろうと思っていたら、取りかかるやる気が起きず（汗）、気づくとすでに数ヶ月経過してしまいました。

これはまずいと思い、「どんなに疲れていても確実に出来る量」を決め、とりあえず平日に5個やっていこうと決めました。

すると、5個なら20-30分で終わるため、毎日のスケジュールに組み込むことができ、小さいながらも達成感を感じられました。

途中、後輩から添削した文書が直されて送られ、最終的に150個程度になりましたが、1ヶ月程度で終わらせることが出来ました。

この言葉の力強さを実感した次第です。

小さいことを積み上げる

自分が管理できる小さい分量まで分割した仕事をこなしていくと、徐々に能力も向上していきます。

小さいことを積み上げていくと、やがて遠くまで行けるのですが、これはまた別の記事で取り上げようと思います。

多大な仕事量がある場合、自分が「これなら出来る！」というところまで分割して、とにかく取り掛かってみることをおすすめします。

完訳 7つの習慣 人格主義の回復(新書サイズ) 新書 – 2020/1/30
スティーブン・R・コヴィー  (著), フランクリン・コヴィー・ジャパン (翻訳)

自己啓発本の王様。今回の内容は第3の習慣「最優先事項を優先する」に書かれています。